WhatsApp Ajuda ou Atrapalha na Comunicação dos Projetos?

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O time do seu projeto já tem um grupo no WhatsApp?

Provavelmente sim.

O WhatsApp surgiu em 2009 e é o aplicativo de troca de mensagens instantâneas mais utilizado no mundo.

Hoje ele já é usado por grandes marcas para se comunicar com seus clientes, em tempo real, e também dentro das empresas, onde encontramos grupos de WhatsApp da Diretoria, da área de Marketing, de Vendas, de Tecnologia, etc.

Mas e na gestão de projetos? Será que o WhatsApp ajuda ou atrapalha na comunicação entre os stakeholders? Quais as vantagens e desvantagens de se utilizar o aplicativo como ferramenta de comunicação?

É isto o que veremos aqui neste artigo.

Segundo relatório do McKinsey Global Institute (MGI) intitulado “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” (“A economia social: Destravando valor e produtividade através de tecnologias sociais”), as ferramentas baseadas em mídias sociais podem aumentar de 20 a 25% a produtividade dos profissionais.

Se você atua em projetos, já deve ter experimentado o poder que ferramentas de comunicação social, como chat e intranets, apenas para citar algumas, podem exercer para facilitar a comunicação das equipes, principalmente quando trabalhamos com times remotos.

Mas, falando do WhatsApp, que está presente no nosso celular e nos acompanha 24h por dia, será que estamos, realmente, utilizando este app da melhor forma? Qual seria o limite para sua utilização dentro e fora do ambiente de trabalho?

Vejamos um exemplo:

Quando você termina uma reunião, geralmente as pessoas saem com uma série de “to-dos” para fazer e é acordado um prazo para um novo follow-up. Se o time do seu projeto utiliza o WhatsApp, a possibilidade de alguém querer fazer o follow-up de determinadas tarefas do seu “to-do” antes do prazo combinado é grande, isso porque, diante de uma ferramenta que possibilita a comunicação em tempo real, as pessoas vão querer saber como está o andamento daquela tarefa naquele instante.

O fato de você estar disponível no WhatsApp não significa que você precise responder imediatamente as mensagens. Mas, ao querer se mostrar comprometida com o trabalho, as pessoas entram no jogo.

Não dá mais para esperar aquele relatório ficar pronto. Não dá mais para aguardar a próxima reunião do projeto. É a ansiedade provocada pelas conexões em tempo real.

Isso muda, totalmente, a dinâmica de trabalho do gerente de projeto e das equipes que atuam em projetos.

As empresas têm preferido o WhatsApp, justamente, por dar mais transparência e agilidade na comunicação e fluxo das demandas.

Vejamos algumas vantagens ao utilizar o WhatsApp:

Agiliza a comunicação entre os stakeholders (clientes, fornecedores, etc) por ser em tempo real;

A comunicação pode ser facilmente segmentada através de grupos (por exemplo, um grupo apenas com os Diretores, outro com a equipe de Desenvolvimento);

Pode ser utilizado para comunicar problemas urgentes.

Agora vejamos algumas desvantagens ao utilizar o WhatsApp:

Afeta negativamente a produtividade quando utilizado em excesso;

Gera ansiedade devido à natureza “em tempo real”;

Cria uma necessidade de resposta imediata e disponibilidade integral (deixar para responder depois pode passar a impressão de que você está ignorando ou que não é rápido nas soluções).

No ano passado, eu conheci um executivo de Projetos, do setor de tecnologia, que não utilizava o WhatsApp. Ele dizia que, assim, era interrompido menos vezes ao dia. Quando eu precisava falar com ele, eu ligava, enviava e-mail ou mandava um SMS. Os escalations funcionavam dessa forma, de maneira muito eficiente.

No meu celular, eu não tenho o app do Facebook. É incrível a quantidade de tempo que eu ganho no dia.

Para casos em que é preciso montar uma operação de guerra para o projeto, há a técnica de War Room, onde colocamos toda a equipe numa mesma sala, assim a comunicação ocorre sem barreiras físicas e de tempo. Mas isso é temporário. Ao atingir o resultado desejado, deve-se desmobilizar a war room.

O mesmo pode ser feito com grupos no WhatsApp. Por exemplo, um grupo para acompanhar a etapa de homologação do desenvolvimento de um software. Concluída a homologação, o grupo deve ser encerrado.

Agora eu quero saber a sua opinião.

Na sua vivência em projetos, o WhatsApp ajuda ou atrapalha na comunicação? Deixe seu comentário aqui embaixo.

Use com moderação.

Até a próxima.

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